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談檔案利用工作的問題與對策
    《檔案法實施辦法》第二十二條指出:“《檔案法》所稱檔案的利用,是指對檔案的閱覽、復制和摘錄”!度珖鴻n案信息化建設實施綱要》中指出:“以檔案網絡建設為基礎,以檔案信息資源建設為核心,以擴大檔案信息資源開發利用為目標,加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續快速健康發展,為改革開放和現代化建設服務……”。
    眾所周知,檔案保管的目的在于利用,檔案在利用過程中體現其價值。大多企事業單位的檔案管理部門在年終報表通常也以全年利用檔案的多少卷/人次等數據來反映檔案利用的成果。筆者認為這只是表象,而對檔案利用的效率、效果或者說時效性、價值如何,卻不能真正予以反映,也很少有人注重。因此,本文試圖對這一問題作些解剖和探索。
    一、檔案利用工作現狀和問題:
    隨著人們對《檔案法》和《檔案法實施辦法》意識的逐步提升,市場經濟的建立完善,改革的不斷深化,企業組織在強化檔案保管的同時,更重視了檔案的開發利用,但檔案工作真正圍繞提供利用還跟不上形勢的發展,存在一些亟待解決的問題,主要表現在以下幾個方面:
    1、傳統的檔案利用模式不適應企業發展形勢的需要。在這種模式下檔案利用只是被動服務,利用渠道或手段單調,檔案保管人員大都坐等利用者上門,而不能根據企業當前中心工作,未雨綢繆主動提供利用服務。以致檔案利用效率大打折扣,缺乏時效性。
    2、傳統手工操作不適應高節奏高效率的需要。由于財力不足等多種原因,部分企業檔案管理工作還停留在傳統的手工操作之中,檢索、查找、調卷、摘錄等環節都靠手工操作,費時費力,有的雖然配備了微機,也只是為了應付檢查,根本沒有真正運用起來,計算機利用率低,造成資源浪費,特別是檔案實行綜合管理后,室藏案卷數迅速增加,靠簡單的檢索工具進行手工操作,準確率難以提高,出現利用者心急,查找者心慌,久而久之形成檔案利用條件差,使用效率低的狀況,從而利用者無甚積極性,對檔案更不重視,甚至出現將部分文件資料留在本部門“雪藏”以備日后所用而不歸檔的情況,檔案的利用進入逐漸受到冷落的惡性循環。
    3、檔案的深度加工薄弱。檔案管理部門在檔案升級過程中,撰寫了一些編研資料,但大部分還停留在一般簡單的匯編。提供系統的、數據全面、分析準確的專題編研材料還為數不多,給查找和利用帶來一定的不便。造成這種情況原因一是檔案人員自身的業務素質造成,即能力所限;原因二是有些企業名譽上是綜合檔案,而實際上,很多真正有價值的可編研利用的資料都還保存在各專業科室中,巧婦難為無米之炊;原因三是在實際檔案管理工作中重保管,輕利用;重保密,輕現實,人為涂上神秘色彩;直接影響到利用者對檔案與檔案工作的接觸。
    4、檔案利用的便利性、多樣性、層次性不足。當前公眾對于生活中一切服務活動都提出了“人性化”的要求,要求服務優質、快捷、周到。隨著大家對檔案利用意識的加強,對于檔案利用服務工作也就提出了同樣的要求。但是檔案實際利用工作在面對這些要求時卻不能給予滿足。其一、室(館)藏檔案結構單一,難以滿足多層次利用者的需求;其二、檔案分類還不夠規范,客觀上造成了部分同類檔案的保管混亂,影響了整體檔案的信息發布,查詢十分不便:其三、檔案的檢索手段落后,雖然已出現并廣泛使用了計算機檢索.但是由于很多企業還沒有建立檔案數據庫和使用檔案管理系統軟件,因此能夠用于計算機檢索檔案的比例還很小,大多檔案還在依靠手工檢索;其四、有些企業檔案信息資源建設剛剛起步甚至完全沒有開展,造成檔案信息資源難以快捷、準確地檢出并提供利用。使實際檔案利用工作與檔案利用便利需求產生了較大的落差.難以滿足利用者的需求。
    二、提升檔案利用工作效率的對策
    目前,檔案利用工作的新時期已經到來,原有的檔案利用工作的整套機制、方法、設備、條件等都有待完善、改進和發展。檔案利用在新時期下的再提高已時不我待。開發利用檔案,使檔案直接為經濟建設服務,為企業發展服務,是發展檔案事業的需要,更是檔案工作者的職責。
    1、突破傳統管理模式,更新傳統利用理念
    隨著形勢的發展,傳統的檔案利用理論,尤其是檔案利用方式面臨著新的考驗與挑戰。在現今環境下.檔案利用面臨的主要問題是:檔案利用需求并不能得到完全的滿足。如果只是出于對信息、情報的需求,則不在刻意針對于原件的使用(作為憑證件使用)情況下,完全可以把數字化后的檔案信息提供二次甚至是多次利用。遺憾的是還有很多企業的檔案利用主要方式仍然在閱覽室借閱檔案原件,這既有損于檔案原件保護.又不能滿足利用者多層次的利用需求。因此,只有改變服務方式。積極開展靈活多樣的服務,開辟多種利用渠道和方法,才能迎合檔案利用者的需求。作為一種理念,這里尤其應當清楚地認識到提供檔案利用也是一種服務.只是服務的客體不同罷了。因此,檔案人員應該盡量讓自己去迎合、去吸引“顧客”,建立多姿多彩的機制和形象。
    2、加快現代化步伐,全面實現微機管理
    應用微機進行管理是檔案管理現代化的標志,也是檔案利用現代化必備的條件,首先企業要把檔案工作真正擺上內部管理和辦事日程,在物力、財力上予以大力支持,把檔案管理所需微機與企業計算機中心聯網,形成上下,縱橫聯系網絡,提高使用效率,其一,充分利用現代的高新技術,如復制技術、縮微技術、光盤技術等復制檔案,提高檔案數字化程度。在提供利用過程中,減少使用甚至不用檔案原件,以延長檔案壽命。加快計算機檢索系統的建立,使現有檔案資源盡快轉化為可以支持計算機檢索的電子數據,方便查詢利用。最終將檔案信息的開發利用向電子化、網絡化逐步發展。通過加強電子檔案館、虛擬檔案館、數字檔案館的建設,逐步沖破檔案利用在時間上、地域上的限制,實現檔案信息資源的網絡共享。以此使檔案利用的便利性、時效性需求都能夠得到滿足。其二、檔案人員要盡快掌握微機管理的操作和使用,嚴格微機管理體制,設置系統登錄密碼口令,硬盤實行雙備份,并經常進行計算機查殺毒的管理,使檔案管理的程序更科學、使用更安全。
    3、建立綜合檔案信息網絡
    整合企業各部門之間的網絡服務是當前開發檔案利用工作的有效方式,是提高檔案利用率的一項迫切要求。同時加強各管理部門之間的溝通與協作,實現檔案信息資源共享是廣大檔案利用者的迫切愿望?茖W技術的迅猛發展,己為檔案部門與其他管理部門之間的協作提供了條件。首先,合理配置硬件設備,在考慮留有余量的基礎上量財而行;其次,科學規劃網絡拓樸設計,確保網絡運行暢通,真正發揮微機管理及實行電子計算機網絡檢索等現代化服務手段作用,提高檔案利用服務時效。
    4、加強檔案利用的編研與深度加工,提供多方面的主動服務
    檔案管理包括基礎工作,服務工作,編研工作三大部分,這三者是辯證的關系,即互相聯系,互相依存,又互相區別,互相促進,要在抓好基礎工作,即在全面收集,規范立卷,完善檢索工具的基礎上,著重抓好室藏卷的編研和深度加工,要根據企業工作的特點,案卷利用頻率和圍繞企業中心工作服務的目的,對室藏檔案進行由表及里的深度加工,使之系統化,如對企業的各項生產經營、基本建設、技術改造等數據匯集,編寫專題檔案,開辟科研、技改成果展覽,利用效果等多種編研和利用形式,并在廣泛利用現有檔案的基礎上,進行對比分析,說明成因,預測趨向,形成系統化有新的見解的資料,使利用者對編研內容一目了然,節省查閱內容的時間和精力,對深度加工的編研材料可打印成冊發送領導和有關部門,重要的可針對性在刊物上發表,從多方面、多渠道、多方式提供優質服務。
    5、建設一支素質高,業務精的檔案隊伍
    提高檔案工作人員素質,要從強化服務意識,正確認識收集與服務的關系上著手,把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來。改變檔案服務的被動狀況,變過去你上門我服務的被動服務為積極尋找信息,主動提供服務。同時努力提高服務水平,拓展知識面,端正服務態度,做到熱情、主動、負責,熟悉自己的服務對象,掌握自己的服務范疇,深入了解廣大利用者的需求,及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。
    6、加強檔案利用信息的反饋
    檔案利用信息反饋在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果,進行分析研究,可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、針對性、系統性。有利于了解和掌握檔案利用信息的趨勢,進一步擴大檔案利用工作的渠道,最大限度地發揮檔案的價值和作用。進一步了解企業和社會對檔案利用的需求和利用者的心理,即需要哪類信息?需要什么形式的信息等,從而改進我們的服務形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟悉檔案,利用檔案,為企業發展和社會主義現代化建設服務。反之,檔案價值作用就難以充分發揮。反饋信息的收集方法可以有:其一、詳細填寫檔案利用目的,而不是一般以“工作查考”或“技改”等簡單了事,要有“前因后果”;其二、采用電話跟蹤了解利用效果;其三、有針對性的實地收集利用要求和反饋信息,如重大工程的建設過程等;其四、檔案部門要綜合典型利用事例,匯編利用成果,再反饋給利用者以此推動檔案利用的良性循環。
    總之,檔案利用工作在新時期的再提高是一個系統工作,需要從觀念轉變;從豐富館藏到提高服務水平;從改善檔案利用的環境到軟硬件的投入等方面進行。這除了靠檔案部門自身的努力之外,還必須得到企業各部門和全體員工的支持。在實踐中,檔案利用工作再提高的困難或許較大,但為了向利用者更好的提供服務,為企業的發展進步出力,我們不但要從檔案部門的角度出發探討檔案利用工作,也要從利用者的角度出發研究做好檔案利用工作的方法,尋找對策,從而促進包括利用工作在內的整個檔案工作的發展與進步。
 
 
 
 
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